Odontología: base legal y responsabilidad

Este documento complementa los Términos y Condiciones y aplica a quienes usan Facturatodo Odontología (la "Solución"), un módulo opcional de FACTURATODO operado por FACTURATODO (RUC 1721822623001) para consultorios y clínicas odontológicas del Ecuador: agenda, historia clínica (formulario 033), odontograma, recetas, consentimientos informados, certificados, imágenes clínicas, planes de tratamiento y facturación.

La Solución está diseñada con los formatos y requisitos vigentes de las autoridades ecuatorianas, para que el profesional los cumpla con menos esfuerzo:

• Ministerio de Salud Pública (MSP): Historia Clínica Única de Salud Bucal, formulario SNS-MSP/HCU-form.033 (anamnesis, examen, odontograma con la simbología oficial, indicadores, CIE-10 y evolución firmada); reglamento de manejo de la historia clínica (confidencialidad, custodia y conservación).
• Receta médica (Acuerdo Ministerial 0031-2020 y su reforma 00052-2022): denominación común internacional, cantidad en números y letras, indicaciones separables, registro del prescriptor y firma física o electrónica.
• Consentimiento informado (Acuerdo Ministerial 5316): estructura del modelo del MSP, negativa con testigo y revocatoria.
• Agencia de Aseguramiento de la Calidad de los Servicios de Salud (ACESS): registro profesional del prescriptor y código del establecimiento de salud en los documentos.
• Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS): requisitos del certificado médico de reposo (datos del establecimiento y del afiliado, diagnóstico CIE-10 completo, tipo de contingencia, días y fechas en números y letras, firma de responsabilidad).
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP): los datos de salud son categoría especial; la Solución ofrece permisos por rol clínico, cifrado de imágenes, bitácora de accesos y atención de derechos del titular.
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos: firma electrónica de documentos con el certificado (.p12) del profesional, emitido por una entidad de certificación acreditada.
• Servicio de Rentas Internas (SRI): facturación electrónica de los servicios de salud.

La Solución facilita el cumplimiento, pero no lo sustituye: verificar que cada documento esté completo y sea correcto es responsabilidad del profesional y del establecimiento (ver sección 4). Las normas pueden cambiar; actualizamos la Solución cuando se publican cambios, y el establecimiento debe validar los formatos con la autoridad competente cuando corresponda.

Existe la creencia de que en Ecuador la historia clínica solo es válida en papel. La legislación ecuatoriana reconoce los mensajes de datos y la firma electrónica con la misma validez jurídica que los documentos escritos y la firma manuscrita (Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos), y el propio MSP utiliza historia clínica electrónica en sus establecimientos. Para que una historia o un documento clínico electrónico tenga valor probatorio debe garantizar:

• Autoría: cada atención se cierra con la identificación del profesional responsable; recetas, certificados y consentimientos pueden firmarse con su firma electrónica, verificable con FirmaEC y con el código QR del documento.
• Integridad: una atención firmada no se modifica; las correcciones constan como adendas con fecha y autor. Los PDF firmados se guardan tal cual se firmaron.
• Trazabilidad y confidencialidad: acceso por rol y bitácora de quién consultó, modificó, firmó o descargó cada historia.
• Conservación: las historias clínicas no se borran (custodia legal) y pueden exportarse en cualquier momento, aun si la suscripción vence.

Cuando el establecimiento prefiera o deba contar con el documento en papel (por ejemplo, el consentimiento firmado a mano por el paciente), la Solución permite emitirlo numerado para firma manual y registrar que quedó firmado; en ese caso el original en papel es el documento firmado y debe archivarse junto a la historia. Si una autoridad, aseguradora o institución exige expresamente un formato o soporte determinado, prevalece ese requisito.

Recomendamos que cada profesional mantenga vigente su firma electrónica y que el establecimiento defina por escrito su procedimiento de archivo (electrónico, físico o mixto). Esta sección es informativa y no constituye asesoría legal.

La Solución es una herramienta de registro y apoyo administrativo. NO realiza diagnósticos, no prescribe ni decide tratamientos, y no reemplaza el criterio, la formación ni el juicio clínico del profesional de la salud.

• Las sugerencias del sistema (diagnósticos a partir del odontograma, alertas de alergias, embarazo o lactancia, coherencia del odontograma, dosis y cantidades sugeridas, protocolos y plantillas de consentimiento) son referenciales y pueden ser incompletas: el profesional debe revisarlas y es el único responsable de aceptarlas, modificarlas o descartarlas.
• El contenido de la historia clínica, las recetas, los certificados, los consentimientos y los planes de tratamiento es responsabilidad exclusiva del profesional que los registra o firma y del establecimiento de salud.
• FACTURATODO no responde por mala práctica, negligencia, impericia, diagnósticos o tratamientos inadecuados, prescripciones incorrectas, información incompleta, falsa o mal ingresada, ni por el uso del sistema con fines distintos a los previstos o contrarios a la ley.
• Tampoco responde por certificados de reposo u otros documentos emitidos sin sustento clínico, ni por su rechazo por parte de terceros (IESS, empleadores, aseguradoras) cuando falten datos que el usuario debía completar.
• El establecimiento es responsable de asignar los roles clínicos a personas habilitadas, de custodiar las credenciales y firmas electrónicas de su personal, y de obtener los consentimientos que la ley exige.

En lo no previsto aquí se aplica la sección de Limitación de responsabilidad de los Términos y Condiciones.

• Registrar información veraz, completa y oportuna; no crear historias, recetas ni certificados de personas no atendidas.
• No compartir usuarios ni contraseñas; cada profesional firma con su propia cuenta y su propia firma electrónica.
• No usar la Solución para estupefacientes o psicotrópicos que exigen receta especial: esa receta está fuera de su alcance.
• Respaldar y conservar los documentos en papel que el establecimiento decida firmar a mano.

En el tratamiento de los datos de los pacientes, el establecimiento de salud es el responsable del tratamiento y FACTURATODO actúa como encargado, conforme a la Política de protección de datos. Las historias clínicas se conservan por el tiempo que exige la normativa sanitaria aun si la cuenta o la Solución se dan de baja; el establecimiento puede exportarlas.